relevantes bzw. kritisches Wissen
Die Unterscheidung zwischen kritischem und unkritischem (besser: weniger kritischem) Wissen hängt stark von der Ausrichtung des Unternehmens ab. In Zusammenhang mit dem Unternehmen und deren ökonomischen und sozialen Bestrebungen, kann ebenso von relevantem und weniger relevantem Wissen gesprochen werden.
Die Zuordnung der Wissensbereiche ist z.B. bei einem Handwerksbetrieb im Vergleich zu einer Forschungseinrichtung sehr unterschiedlich. Grundsätzlich ist relevantes Wissen jedoch vor allem solches, das für den aktuellen, aber auch zukünftigen Geschäftserfolg unerlässlich ist. Dazu gehört auch Wissen, das Wettbewerbsvorteile beinhaltet (wie z.B. Prozessverbesserungen, Forschungsergebnisse, Kalkulationen etc.), aber auch Erfahrungswissen aus früheren Projekten und Kundenbeziehungen. Dazu können auch Protokolle von Besprechungen oder Brainstormings gehören, in denen neue Verfahren oder Produktideen erdacht wurden.
In die Kategorie des krelevanten Wissens fallen auch skalierbare Wissensinhalte, wie z.B. interne Schulungen oder Onboarding-Maßnahmen, Verfahrensanweisungen oder Tätigkeitsbeschreibungen sowie spezielle Wissensgebiete und Fähigkeiten von Mitarbeitern. Diese Bereiche sind auf den ersten Blick nicht offensichtlich kritisch, erhalten diese Einstufung jedoch auf gleich zwei Ebenen.
Zum einen handelt es sich um Themen, die einmalig erstellt werden und anschließend einer großen Anzahl von Personen einen Mehrwert bieten. Die dafür aufgewendete Zeit amortisiert sich also sehr schnell – oder anders ausgedrückt: Aufwand und Nutzen stehen in einem sehr positiven Verhältnis. Auf der anderen Seite bedeutet der Verlust bzw. die Nichtverfügbarkeit dieses Wissens eine große Einschränkung in Bezug auf mögliche Effizienzsteigerung von Prozessen, was gerade in wiederkehrenden und personalintensiven Bereichen (Vermittlung von Grundwerten und Abläufen im Unternehmen beim Onboarding, Umgang mit interner Software oder Schulungen jeglicher Art) schnell sichtbar wird.
weniger relevantes Wissen / unkritisches Wissen
Von „unkritischem Wissen“ im eigentlichen Sinne zu sprechen, wäre nicht ganz korrekt. Die Frage, was „unkritisch“ ist, lässt sich nur schwer beantworten, da dies immer vom Verwendungszweck und dem Personenkreis abhängt und die Übergänge fließend sind. Selbst die Dokumentation eines wiederkehrenden Ablaufs durch eine*n Mitarbeiter*in kann einen erheblichen Mehrwert und Reduzierung des Fehlerpotenzials einer Routinearbeit bedeuten, auch wenn die Inhalte nur von dieser einen Person verwendet werden.
Die Frage nach dem Zweck der Unterscheidung zwischen relevantem und weniger relevantem Wissen kann durch zwei Kriterien beantwortet werden:
- Handelt es sich um allgemein verfügbare Informationen, die im Rahmen des Wissensmanagements bei vergleichbarer Qualität lediglich redundant erfasst werden würden?
- Steht der Aufwand zur Erfassung der Information in einem positiven Verhältnis zum Nutzen, auch in Hinblick auf Übersichtlichkeit und Ressourcennutzung des Wissensmanagements (Technik, Zeit und involvierte Personen)?
Kategorisierung und Priorisierung
Um eine Unterscheidung zwischen den beiden Bereichen vornehmen zu können, muss definiert werden, welches Wissen Gegenstand einer Bewertung sein soll und wie dieses beschrieben werden soll. Sinnvoll ist hier zum einen die Sicht auf Informationen aus dem Blickwinkel von Hierarchien, die immer weiter untergliedert werden können (Unternehmensbereiche – Abteilungen – Team – Projekt – Zahlen / Daten / Erfahrungen & Fakten), zum anderen aus dem Blickwinkel der (Unternehmens-)Prozesse, die ebenfalls aus der Sicht von Hierarchien abgeleitet werden können, sich aber rein auf Abläufe beziehen.
Mit diesen beiden Punkten, d.h. qualitative und quantitative Informationen sowie Prozesse, kann ein aussagekräftiger Umfang des relevanten Unternehmenswissens abgebildet werden. Sind diese Punkte erfasst, können sie anhand der oben genannten Punkte priorisiert werden.
Nutzen der Unterscheidung
Wie aus der Beschreibung der beiden Bereiche hervorgeht, besteht nur ein geringer Teil der vorhandenen Informationen aus tatsächlich „unkritischem bzw. weniger relevantem Wissen“, da es bereits an anderer Stelle (z.B. im Internet) frei verfügbar ist und somit nicht verfasst werden muss. Aber auch das „relevante Wissen“ unterliegt einer Bewertung, anhand derer Umfang, Qualität, Relevanz, Position und Auffindbarkeit, Revisionskontrolle bzw. Priorisierung in der Erstellung oder Bearbeitung abgelesen werden können.
Die Frage „Womit fangen wir an?“ lässt sich entsprechend recht einfach anhand dieser Bewertungsvorlage beantworten. Dabei ist zu beachten, dass die Klassifizierung und damit die Priorisierung ganz von dem zu betrachtenden Unternehmen abhängt. So kann eine „Übersicht von Kundenanfragen + Antworten“ für ein Callcenter eine ganz andere Relevanz haben als für einen Fliesenlegerbetrieb.