Voraussetzungen
Die folgenden Kriterien können für die Bewertung bzw. Einführung eines Wissensmanagementsystems herangezogen werden. Die einzelnen Punkte müssen immer an die Gegebenheiten des Unternehmens bzw. des Projektes angepasst werden. Sollten aufgrund der getroffenen Kriterienauswahl zu viele oder zu wenige Softwareoptionen in Frage kommen, kann der Umfang entsprechend reduziert oder erweitert werden.
Als Datengrundlage bietet sich die Erfassung der Informationen in einem Tabellenkalkulationsprogramm an, wodurch die Auswertung besonders einfach ist, wenn die Kriterien bepunktet / benotet werden. Sowohl die Auswahl des Katalogumfangs, als auch die Bewertung der einzelnen Punkte, sollte nach Möglichkeit durch mindestens zwei verschiedene Personen erfolgen, um die Objektivität der Bewertung zu erhöhen.
Kosten
- Kosten des Produktes (einmalig, monatlich, jährlich)
- Zusatzkosten durch Upgrades oder notwendige Plugins (Anforderungen)
- Installation und Hardware
- Schulungskosten
- Personalaufwand für Betrieb, Wartung und Pflege
Erfahrung des Herstellers und Reifegrad des Produktes
- Seit wann existiert der Hersteller?
- Wie groß ist das Portfolio der Produkte bzw. Kunden?
- Wie beurteilen Anwender (Foren/Internet) die Software und den Hersteller?
- Wie wird der Support und das Preis-/Leistungsmodell durch Kunden beurteilt?
Innovationscharakter / Weiterentwicklung
- Kann die Software durch Plugins erweitert werden?
- Können mittel- oder langfristig auch Mehrwerte für Kunden und Lieferanten erzeugt werden?
- Ist die Software OpenSource bzw. können Eigenentwicklungen umgesetzt werden?
Prozessbetrachtung
- Können Prozessdiagramme in der Software abgebildet werden?
- Ist es möglich ein Organigramm zu hinterlegen?
- Können Workflows abgebildet oder automatisiert werden?
- Gibt es eine Möglichkeit die „Yellowpages“ abzubilden?
- Können interaktive Checklisten angelegt werden?
Individualisierbarkeit der Oberfläche
- Ist ein einheitliches Layout integrierbar / Corporate Identity
- Können Dokumentenvorlagen erstellt werden?
- Können Nutzer die Darstellung der Oberfläche individuell anpassen?
Schnittstellen
- Gibt es eine Schnittstelle zu Instant-Messengerdiensten?
- Können Verknüpfungen zu internen Laufwerken implementiert werden?
- Ist eine ODBC-Schnittstelle Verfügbar
- Gibt es eine API-Anbindung?
- Können (Datei-) Links zu externen Quellen angegeben werden?
- Ist die Software interoperabel einsetzbar? (Teil einer Softwaresuite)
Kollaboration und Integration
- Können PDF-Dateien, Bilder, Videos und Textdokumente eingebunden werden?
- Ist eine Anzeige der Zugriffszahlen auf Artikel möglich?
- Ist es möglich Dokumente gleichzeitig durch zwei oder mehr Nutzer zu bearbeiten?
- Ist ein Dokumentenmanagement/Versionierung (Wiederherstellen alter Dokumentenzustände) vorhanden?
- Kann die Software auf die deutsche Sprache umgestellt werden?
- Ist eine (umfangreiche) Dokumentation in deutscher Sprache verfügbar?
- Kann die Software schrittweise eingeführt werden?
- Wie hoch ist der Aufwand um vorhandene Wissensdokumente anderer Systeme in das neue zu überführen (Migration)?
Skalierbarkeit
- Wie skalierbar ist die Software bei deutlichen Vergrößerung der Nutzeranzahl?
- Mit welchen Änderungen ist bei der Skalierung zu rechnen? Was sind kritische Punkte?
- Wie groß ist die Auswahl von zusätzlichen Plugins und Erweiterungen, um einen damit verbundenen größeren Umfang von Anforderungen an die Software abdecken zu können?
Administration
- Kann ein Autoren- und Redaktionssystems (Beiträge prüfen + freigeben) integriert werden?
- Ist ein Berechtigungssystem im geforderten Detailgrad umsetzbar?
- Handelt es sich um eine Cloudlösung oder wird diese lokal auf dem Server installiert?
- Ist eine lokale Installation auf dem PC der Nutzer notwendig oder ein Browser ausreichend (webbasiert)?
- Welche Vorgaben und Regelungen gibt es zum Datenschutz (lokal/webbasiert)?
- Wie umfangreich sind die Administrationsmöglichkeiten?
- Wie hoch ist der Aufwand zur Pflege (Update/Wartung) durch die zentrale IT?
- Ist ein regelmäßiges Backup der Software möglich?
Usability
- Ist die Benutzeroberfläche ansprechend, bedienerfreundlich, funktional und zeitgemäß?
- Ist die Navigation intuitiv möglich?
- Kann das Aussehen durch den Benutzer auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden?
- Ist das Einbinden externer Dateien schnell und effizient möglich?
- Können Informationen aus Wissensdokumenten schnell und effizient an andere Personen verteilt werden?
- Ist eine Version/Ansicht für mobile Endgeräte verfügbar?
- Können ganze Wissensdokumente exportiert und anderweitig verarbeitet werden (z.B. als CSV-Datei)?
- Wie hoch ist der Aufwand für die Administration von Inhalten und Nutzern auf Teamleiterebene (Freigaben, Zuweisen von Nutzern, etc.)?
- Können Dokumente in Hierarchien angelegt werden (ähnlich dem Ordnerkonzept in Windows)?
- Wie hoch wird die Akzeptanz für die neue Software auf der Basis bisher im Unternehmen eingesetzter Programme sein?