Lean als Managementansatz

Der Begriff „Lean“ kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „schlank“. Dementsprechend ist „Lean Knowledge Management“ ein schlanker, smarter Ansatz zur Umsetzung von Wissensmanagement. Der Gedanke ergibt sich aus der unglaublichen Fülle an Möglichkeiten, die Wissensmanagement mit sich bringt. Wie bereits erwähnt, soll kein Selbstzweck angestrebt werden, sondern vielmehr eine Unterstützung bereits bestehender Bereiche im Unternehmen.
Liest man vertiefende Literatur zum Thema Wissensmanagement oder recherchiert im Internet, so stößt man auf eine sehr große Anzahl von Varianten und Ansätzen, wie die Realisierung eines Wissensmanagementprojektes stattfinden kann. Gerade für große Unternehmen mag diese Fülle an Möglichkeiten auch zweckmäßig sein, aber gerade kleine und mittlere Unternehmen sind damit meist überfordert. Oft entsteht der Eindruck, dass der bürokratische Aufwand, die Einarbeitung in neue Methoden oder der Aufbau komplexer technischer Systeme mehr Kosten verursacht, als sich ein tatsächlicher Nutzen entfalten kann.


Das Ziel von Lean Knowledge Management

Lean verfolgt das Ziel der Vereinfachung und der Beschränkung auf das Wesentliche. Nach dem klassischen Pareto-Prinzip sollen mit 20% Aufwand 80% Nutzen erzielt werden. Anstatt alle Möglichkeiten des Einsatzes von Methoden und Werkzeugen des Wissensmanagements zu prüfen und umzusetzen, konzentriert man sich auf die Kernpunkte mit dem größten erkennbaren Nutzen. Lean steht aber auch für ein iteratives Vorgehen, das in kürzester Zeit mit minimalem Aufwand die Machbarkeit und den Mehrwert eines Projektziels aufzeigt und den Projektablauf schleifenförmig wiederholt, wobei eine stetige Verbesserung des Ergebnisses zu verzeichnen ist. Darauf aufbauend kann auch Scrum als Methode betrachtet werden, mit der Entwicklungszyklen deutlich verkürzt werden können.

Im Kontext des Wissensmanagements bedeutet Lean, dass nur das Wissen erfasst und zur Verfügung gestellt wird, das unmittelbar für die Wertschöpfung des Unternehmens relevant ist. In Bezug auf die Unterscheidung von kritischem und unkritischem Wissen erfolgt die Trennung somit über eine andere Zuordnung von Bewertungen als dies normalerweise der Fall wäre. Die Effizienz und Effektivität der eingesetzten Mittel, der Fokus auf die praktische Anwendbarkeit, die (abteilungs-)übergreifende Nutzbarkeit und die agile Erweiterung und Verbesserung des Wissens im Unternehmen sind hierbei essentiell und unterscheiden Lean Knowledge Management vom klassischen Ansatz.


Reduzierung der Misserfolgsquote

Reguläre Projekte haben aufgrund ihres ambitionierten Umfangs in der Regel große Anlauf- und Umsetzungsschwierigkeiten. Projektpläne benötigen aufgrund ihres Inhalts und der beantragten Ressourcen lange Planungs- und Genehmigungszeiten, in der Umsetzung fehlt es an ausreichendem Wissen, der Aufwand wurde überschätzt, die Kosten steigen und die Motivation lässt mit der Zeit immer mehr nach.
Das Ergebnis ist, dass solche Projekte nach dem Produktivstart schnell als gescheitert angesehen werden oder gar nicht erst in den Produktivbetrieb überführt werden. Dieses Risiko ist beim Wissensmanagement besonders hoch, da das Thema inhaltlich oft schwer zu vermitteln ist und sich der Wert des Wissensmanagements gerade im Vorfeld als schwer quantifizierbar erweist.

Auf Basis des Lean-Ansatzes und damit eines beherrschbaren Projektumfangs in Kombination mit einem iterativen Verbesserungsprozess, können schnell erste Ergebnisse erzielt werden, die sich in ihrer Ausrichtung auf den größten Bedarf im Unternehmen konzentrieren. Eine nähere Beschreibung hierzu findet sich auch im Projektleitfaden unter dem Abschnitt Low Hanging Fruits.